在科研机构、企业以及各类档案管理部门中,除了常规的纸质档案外,还存在着如磁性档案、热敏档案等具有特殊性质的档案。这些特殊档案对存储环境和条件有着严格的要求,普通的档案密集架难以满足其需求。因此,选择具有特殊材质和功能的档案密集架来妥善保存这些特殊档案显得尤为重要。
一、磁性档案的存储需求与适配密集架
磁性档案主要包括磁带、磁盘、光盘等,它们以磁性材料记录信息,极易受到外界磁场、温度、湿度等因素的影响而导致信息丢失或损坏。
对于磁性档案,首先应选择具有防磁功能的档案密集架。这类密集架通常采用高导磁率的材料制作,如优 质冷轧钢板,并通过特殊的工艺处理,形成一个良好的磁屏蔽空间。其原理是利用高导磁率材料将外界磁场引导到自身,从而减少磁场对内部磁性档案的干扰。在结构设计上,防磁密集架一般具有良好的密封性,防止灰尘、湿气等进入柜内,进一步保护磁性档案。
此外,防磁密集架还应具备稳定的温湿度控制功能。磁性档案对环境温湿度较为敏 感,温度过高或过低、湿度过大或过小都可能影响其性能和寿命。因此,一些先 进的防磁密集架会配备温湿度传感器和调节装置,能够实时监测并自动调节柜内的温湿度,将其控制在适宜磁性档案存储的范围内,通常温度在 15℃ - 27℃,相对湿度在 40% - 60% 之间。
二、热敏档案的存储需求与适配密集架
热敏档案主要是指使用热敏纸记录信息的档案,如热敏传真纸文件、热敏打印的票据等。热敏纸的特点是其信息的记录依赖于温度变化,对光线、温度和湿度非常敏 感,容易发生褪色、变色等现象,导致信息丢失。
针对热敏档案的存储,应选择具有避光功能的档案密集架。这类密集架的柜体通常采用不透明的材料,如优 质的冷轧钢板或工程塑料,并且柜门设计为密封式,以阻挡光线的进入。同时,为了防止紫外线对热敏档案的损害,一些密集架还会在材料中添加**紫外线剂,进一步增强其避光性能。
除了避光,热敏档案密集架也需要具备良好的温湿度控制能力。热敏纸在高温高湿环境下容易加速褪色,因此密集架内的温湿度应保持在较低且稳定的水平。一般来说,温度控制在 18℃ - 22℃,相对湿度控制在 30% - 40% 较为适宜。一些高 端的热敏档案密集架还会配备空气净化装置,去除柜内可能存在的有害气体,如二氧化硫、氮氧化物等,这些气体也可能对热敏档案产生不良影响。
三、其他特殊档案的存储考虑
除了磁性档案和热敏档案外,还有一些特殊档案,如缩微胶片档案、电子档案的存储介质等,也需要特殊的档案密集架。缩微胶片档案对温湿度和光照同样敏 感,存储密集架应具备类似热敏档案密集架的避光和温湿度控制功能,同时还应考虑其防划伤和防霉变的需求。电子档案的存储介质,如 U 盘、移动硬盘等,除了防磁、温湿度控制外,还需要考虑其防静电的问题,因此密集架可采用防静电材料制作,并配备防静电装置。
对于有特殊需求的档案,选择合适的档案密集架是确保档案安全和信息完整的关键。在选择时,应充分了解不同类型特殊档案的特点和存储要求,结合档案密集架的材质、功能等因素进行综合考虑。只有这样,才能为特殊档案提供一个安全、稳定、适宜的存储环境,保证档案的长期保存和有效利用。